niszczarka
fot: pixabay.com

Niemal w każdej formie, niezależnie od branży w jakiej działa, obieg dokumentów jest naprawdę duży. Większość z nich tworzona jest w związku z oficjalnymi zewnętrznymi wymogami, a nie wynika z konkretnej potrzeby firmy. To stosy dokumentów, które po pewnym czasie się dezaktualizują i wymagają właściwej utylizacji wymagającej z obostrzeń prawnych. W jaki sposób firmy powinny niszczyć dokumenty, aby było to bezpieczne?

Zobacz też: http://trzypion.pl/profesjonalne-niszczenie-dokumentow-w-firmach-z-poznania/

Dokumenty online

Optymalnym sposobem jest przechowywanie dokumentów online. Na rynku dostępne są systemy. Pozwalające na tworzenie i zarządzanie  dokumentami w formie eletronicznej. Dzięki nowym technologiom możliwe jest uwierzytelnianie elektroniczne takich dokumentów, dzięki czemu maja one taka sama moc prawna jak dokumenty opatrzone pieczęcią i podpisem. Honorują je również urzędy, dzięki czemu jest to praktyczne rozwiązanie, a nie tylko teoretyczna możliwość. Organy państwowe w coraz szerszym zakresie przechodzą na obsługę elektroniczną przedsiębiorców i obywateli. Oszczędza nam to czas, nie musimy udawać się do urzędu osobiście i czekać w kolejce. Pisma, wnioski składane w formie elektronicznej do urzędów uwiarygadniamy za pomocą podpisu elektronicznego albo profilu zaufanego. Nie musimy takich dokumentów drukować, są one przechowywane w systemie. Dla pewności możemy ich kopie umieścić na dysku zewnętrznym.To ekologiczne rozwiązanie, które pozwala zaoszczędzić mnóstwo papieru. Nam z kolei zdejmuje z barków kłopotliwy obowiązek przechowywania i archiwizowania ogromnej ilości dokumentów. 

Niszczarki do dokumentów

Dokumenty w formie papierowej, które mamy obowiązek przechowywać, powinny być archiwizowane zgodnie z wytycznymi dotyczącymi ochrony danych osobowych. Dokumenty te zawierają zazwyczaj poufne dane klientów oraz dane kontaktowe. W każdej chwili urząd może skontrolować czy przechowujemy je w odpowiedni sposób. Kiedy termin  przydatności tych dokumentów już minie zazwyczaj utylizujemy je, by odzyskać cenne miejsce w firmie. Możemy robić to za pomocą niszczarki biurowej, która potnie papier na drobne kawałki tak, aby nie możliwe było odczytanie z nich danych. Jeśli mamy większą ilośc dokumentów do zniszczenia, możemy tez skorzystać z usługi wyspecjalizowanych w tym firm, które rozdrobnią je hurtowo na drobną masę. 

Przeczytaj też: http://www.okgk.pl/systemy-zarzadzania-produkcja/

 

[Głosów:0    Średnia:0/5]

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here